Agencias de viajes: descubre la herramienta que puede poner orden a tus operaciones

Los CRMs pueden almacenar la información de los clientes recurrentes y contemplar sus preferencias para su próxima reserva, así como la información de usuarios nuevos interesados en adquirir un viaje.

¿Por qué una agencia de viajes necesita un CRM?

Para la agencia de viajes, el CRM no reemplaza la asesoría humana; evita que esa asesoría dependa exclusivamente de la memoria, el celular o la disponibilidad de una sola persona.

Una agencia de viajes necesita un CRM porque el negocio turístico maneja información dispersa, fechas límite estrictas y clientes que exigen atención ultra personalizada para comprar de nuevo.

El CRM crea una “memoria compartida” de la agencia: quién es el cliente, qué busca, qué se le cotizó, cuándo debe recibir seguimiento y en qué etapa se encuentra la venta. (Amadeus impulsa la IA, los pagos digitales y la personalización en las agencias de viajes)

¿Cómo opera una agencia con CRM y otra sin CRM?

En un caso hipotético, un cliente quiere viajar a Cancún y consulta agencias de viajes para obtener diferentes cotizaciones. Lo siguiente es cómo sería su experiencia con una agencia con CRM y otra que no utiliza esta herramienta.

Agencia sin CRM

Un ejecutivo de la agencia atiende directamente al posible cliente, le ofrece distintas tarifas y envía un correo con el itinerario tentativo. Si el cliente vuelve a llamar a la agencia y lo atiende un asesor diferente, debe explicar su viaje desde cero. Documentos y comprobantes quedan en plataformas separadas y no hay una retroalimentación post viaje.

Agencia con CRM

El CRM, conectado a los principales canales de comunicación de la agencia, extrae del cliente destinos, fechas, pasajeros, presupuesto y nombre del cliente. Luego de que la propuesta es enviada por un asesor vía mail, se activa un programa de seguimiento que le sugerirá al ejecutivo volver a contactar al cliente 48 horas después, en caso de no recibir respuesta. Si el pasajero vuelve a contactar a la agencia, su perfil e intereses del ya están guardados en el sistema, para que cualquier agente pueda atenderlo, evitando que el cliente repita lo que busca. Comprobantes de pago, documentos e itinerario quedan adjuntos en el expediente del cliente. Al terminar el viaje, se envía una encuesta al viajero sobre su viaje y su proceso de reserva.

Beneficios para agencias de viajes con CRM

• Menos oportunidades perdidas: cada cotización puede tener un próximo paso y una fecha de seguimiento.

• Respuesta más rápida: el asesor ve de inmediato los datos del viajero, el historial y las propuestas previas.

• Mejor control de pagos: permite separar lo que debe el cliente, lo que se debe pagar al proveedor y la comisión o margen de la agencia.

• Continuidad del servicio: otra persona del equipo puede retomar la atención sin obligar al pasajero a explicar todo de nuevo.

• Mayor visibilidad del negocio: el dueño puede saber cuántas consultas entraron, cuántas se cotizaron, cuántas se cerraron, qué destinos convierten mejor y cuánto dinero está pendiente de cobro.

• Posventa más rentable: facilita volver a contactar a clientes que ya viajaron con campañas relevantes, en lugar de enviar promociones masivas e impersonales

¿Cuáles son los CRM más conocidos?

Travefy

Travefy es una de las plataformas más conocidas entre asesores de viajes independientes y agencias pequeñas. Su diferenciador es ser una solución integral: combina CRM, creación de itinerarios, cotizaciones, facturación, seguimiento de comisiones, herramientas de marketing y una app para el pasajero.

TravelJoy

TravelJoy se orienta a asesores individuales, agencias boutique y equipos pequeños. Su fortaleza está en la gestión de clientes: perfiles con preferencias y números de lealtad, recordatorios de seguimiento, mensajería, plantillas de propuestas, cobros en línea y un portal donde el viajero puede consultar itinerarios y realizar pagos.

HubSpot

HubSpot no es un CRM exclusivo de viajes, su diferenciador es la captación y el seguimiento de prospectos: formularios, automatización de correos, chat, marketing y reportes. Para una agencia, funciona bien como base comercial, aunque itinerarios, comisiones y operación turística suelen requerir integraciones o configuración adicional.

Zoho CRM

Zoho CRM es un CRM altamente configurable. Su valor está en permitir adaptar campos, módulos y flujos a las necesidades propias de una agencia: viajeros, cotizaciones, reservas, proveedores, comisiones y tareas. Es una opción para agencias que desean construir un sistema a su medida y ya tienen claros sus procesos, aunque exige más configuración que una plataforma turística lista para usar.

Pipedrive

Pipedrive se distingue por su facilidad de uso. Permite seguir cada oportunidad desde la primera consulta hasta el cierre, asignar tareas y programar seguimientos. Es una alternativa práctica para agencias pequeñas que necesitan ordenar sus ventas y no perder cotizaciones, aunque no incluye de forma nativa las funciones turísticas especializadas.