Lo que hay que saber sobre el protocolo y el ceremonial empresarial

En el libro de María Teresa Otero Alvarado, "Protocolo y Empresa", se desarrollan conceptos vinculados con el proceder protocolar y ceremonial para empresas, ONGs, asociaciones, partidos políticos, sindicatos y organismos presenciales, entre otros. Se tiene en cuenta desde la identificación del sistema ceremonial o las pautas para la gestión estratégica de los eventos hasta las técnicas a aplicar al ordenar mesas o banderas.
Como puntapié inicial, la autora considera necesario plantear las diferencias entre la idea de protocolo y de ceremonial. En ese sentido, en la obra se entiende al protocolo como un "elemento ordenador del ámbito espacio-temporal en el que se desenvuelve el poder establecido en forma de entidades y autoridades estatales y paraestatales". Es decir, se trata de una regla, una norma, algo establecido y fijo que se encuentra dispuesto por dos de las fuentes principales del Derecho: la Ley y la Costumbre, y por tanto es de obligado cumplimiento.
El protocolo regula las ceremonias, ya sea en el ámbito diplomático o en el de lo palatino, y afecta al ámbito ceremonial, ordenando la participación de autoridades o instituciones públicos en ceremonias públicas. Así como su manifestación en dos vertientes: Relaciones Externas, las de carácter diplomático entre Estados y organismos interestatales y supraestatales; y Relaciones Internas, entre las propias instituciones de Estado (los tres poderes y las tres administraciones territoriales), las organizaciones públicas y privadas y los ciudadanos.
En tanto, la autora interpreta por ceremonial a cualquier manifestación ritual humana, pública o privada que constituye un sistema de comunicación que se explicita a través de la comunicación verbal o escrita de discursos o textos y de las referencias simbólicas, espacio-temporales o gestuales de la comunicación verbal.
A partir de esta diferencia, en el libro se hace hincapié al protocolo y al ceremonial de los eventos corporativos, constituidos por todo tipo de organizaciones que no pertenecen al ámbito de los organismos oficiales. Pueden ser empresas, fundaciones, asociaciones ciudadanas, partidos políticos, iglesias, colegios y clubes deportivos, entre otros.
En este tipo de eventos, el ceremonial se identifica por su actuación como el hilo conductor y sistema organizador, cualquiera sea su titularidad o su carácter. Reduciendo al protocolo a lo público, a los actos oficiales organizados por el Estado en cualquiera de sus manifestaciones territoriales o de poderes, como también a aquellos actos no oficiales que cuenten con presencia de autoridades o instituciones estatales y su carácter normativo exige una formulación expresa.
Sin embargo, las empresas y organizaciones deben ser conscientes de que no es posible prescindir de conocer las normativas de protocolo en vigor en los territorios donde se desenvuelven, ya que protagonizan una segunda dimensión como invitadas-asistentes a actos organizados por distintas administraciones. Tampoco puede prescindirse la dimensión ceremonial, especialmente si entre sus funciones habituales se encuentra la celebración de eventos como anfitrionas con cierta asiduidad.