La administración de restaurantes, bares, pubs y establecimientos gastronómicos demanda una gestión profesional y con herramientas que permitan controlar los gastos y los ingresos de manera precisa.
General
Herramientas para la gestión gastronómica
La administración de establecimientos gastronómicos demanda precisión de datos y agilidad en el registro de los movimientos. En tal sentido, el Excel es una aplicación de fácil acceso que, si se utiliza de manera eficiente, se convierte en una herramienta útil y de bajo costo para llevar adelante los registros contables y financieros.
En el caso del mercado argentino, la oferta está integrada principalmente por establecimientos independientes que no siempre tienen acceso a un software de gestión que permita agilizar los temas contables y financieros.
Sin embargo, existen otro tipo de soluciones, como la aplicación Excel, incluida en el programa Microsoft Office. Para darle a esta herramienta un uso más efectivo, Omicron Editorial lanzó el libro “Administración y gestión en gastronomía utilizando Excel”, de Matías García Fronti y Julio Bautista.
La obra está organizada en tres capítulos: “Aplicaciones Informáticas para la Gestión Comercial” , “Aplicaciones Informáticas para la Administración Gastronómica” y “Herramientas de Microsoft Excel para la Gestión y la Administración Gastronómica”, y se complementa con un CD interactivo.
SISTEMA DE VIÁTICOS.
En el capítulo II, dedicado a temas administrativos, el ejemplar ofrece un detalle sobre cómo llevar un registro centralizado de los viáticos del personal y así controlar su correcta rendición. A través de la generación de una planilla modelo, los empleados pueden registrar de manera individual los datos, y luego el empleador obtener un resumen de los gastos generados en este segmento.
El primer paso es generar tal planilla bajo el nombre “Rendición de Viáticos”, que se le entregará al personal para que registre los movimientos.
Cabe recordar que el formato de plantilla sirve para realizar copias, sin modificar las celdas del modelo original.
En una de las hojas del archivo se deben cargar los datos de los empleados: nombre, número de legajo, horario laboral, días laborales y foto. En este último caso, el archivo que se cargue se adaptará al espacio destinado que le asigna la plantilla, sin generar desajustes de tamaño.
A su vez, en una hoja para “Concepto de gastos” se deben ingresar las cuentas que habitualmente se utilizan para la rendición de viáticos. Si bien esta hoja no es obligatoria, es de utilidad para agilizar el registro de movimientos.
En la hoja de “Rendición” cada empleado incorporará los movimientos: fecha en que se realizó, concepto que lo generó (almuerzo, transporte o gastos varios) y comprobante de la operación.
Finalmente, en la hoja “Análisis” se puede controlar la información a través de distintos filtros (análisis por fecha, por ejemplo). El sistema cuenta con tablas dinámicas que permiten apreciar la dinámica de los gastos.
Además, es posible generar el archivo “Resumen” que concentre la información de todos los empleados, incorporándole todas las plantillas “Rendición de viáticos” que se distribuyeron en la empresa.
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